Planilha de estoque de segurança e estoque mínimo no Excel 2.0

Hoje mais uma planilha feita especialmente para atender os pedidos que recebi por e-mail: uma planilha que controla o estoque.

E pode ficar tranquilo que nossa planilha não é mais uma daquelas simplistas espalhadas pela internet que apenas levam em conta o número de vendas diárias do produto x tempo de reabastecimento do estoque. Sabemos que estes dados não são lineares e mudam, literalmente, de um dia para o outro, por isso nossa planilha leva em conta a instabilidade das vendas, do tempo de produção e de abastecimento e coloca um desvio padrão para abranger até 99,9% da curva de variação.

Embora o cálculo para Excel tenha sido modelado por mim, a fórmula é do professor Leandro Callegari Coelho, professor de Logísitca e Gestão da Cadeia de Suprimentos na Université Laval, província de Quebec, Canadá. 

A planilha indicará qual o seu estoque de segurança, seu estoque mínimo e ajudaráa escolher o momento certo de fazer o pedido. Mas antes de sairmos calculando as variáveis precisamos entender a importância de ter um estoque eficiente.

O motivo é a regra básica de qualquer negócio que vise o lucro: Desperdício zero!

Muitos empreendedores não percebem, mas estoque é custo. Imagine que você é um dono de armazém e vende 100 dúzias de ovos por semana. Você compraria uma carga de 500 dúzias para estocar? Claro que não, do contrário, no mínimo 300 delas apodreceriam antes de chegar às prateleiras.

E a regra aplica-se também às cargas não perecíveis. Um grande e desnecessário estoque pode causar muitos problemas. Por que comprar e armazenar uma carga enorme de pneus em sua loja de autopeças se você terá de aumentar os custos com vigilância, incrementar a logística, gastar um valor substancialmente maior para uma grande compra com o fornecedor e acabar com seu capital de giro, entre outras coisas?

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Tudo isso é desperdício, seja de dinheiro, espaço ou infraestrutura. E quando queremos ter um negócio lucrativo temos que seguir a lei básica: Desperdício Zero.

Estoque é capital parado, e capital parado não dá lucro. Por isso é que se criou um cálculo que ajuda você a ter o melhor controle de quando e quanto comprar para reabastecer as reservas. As variáveis que utilizaremos são:

Demanda Média - Aqui entrarão os dados de rotatividade do seu estoque. Se você tem produtos que mantém uma média constante e com pouca variação através dos meses, tem de concordar que é mais fácil saber quanto precisa ter "em casa" para atender a demanda, certo?

Por outro lado, se o seu produto vende 100 unidades em janeiro e 300 em fevereiro, a sua média é 200 unidades. Lembrando que a média não precisa ser obrigatoriamente calculada por mês. Caso sua rotatividade seja grande e você refaça o estoque semanalmente não terá problema em utilizar a tabela. Basta usar os dados semanais.

Lead time - Este é o tempo que compreende desde o recebimento do pedido, passa por toda a cadeia produtiva, e só termina quando o mesmo é entregue ao comprador. Leva em conta as diversas etapas do processo e, principalmente, o que você tem de reserva para suprir a demanda até que a próxima leva (seja um produto que vem de um distribuidor ou feito por você) fique pronta.

É expressado em dias. Por exemplo, se o produto leva 5 dias para ser entregue ao cliente em média, você irá colocar 7, para ter uma margem que lhe permita lidar com a imprevisibilidade.

Serviço desejado - Em uma empresa de maior porte, que lida com centenas de matérias-primas e produtos há o fator do serviço desejado, em outras palavras, mede quais os itens mais e menos importantes na hora de mantermos um estoque numa escala de 0 a 99,9.

Observe: se você estiver gerenciando o mesmo armazém lá do primeiro exemplo, ter um grande estoque de detergentes de lavar a louça não é a prioridade e você lhe daria uma nota 10, certo? Agora, se você é o dono de uma farmácia, ter um estoque de antibióticos é de suma importância e você atribuiria, no mínimo, 90.

Pronto. Essas são todas as infos que precisamos ter em mãos. Agora vem a parte complicada (para nós, mas moleza para o Excel): o cálculo matemático.

Assim, temos a seguinte fórmula:

Onde:

• Z é o serviço desejado onde você irá inseri-lo em uma escala que vai de 0 a 99,9. É permitido valores decimais desde que você use a vírgula e não o ponto para representar o número "quebrado";
• d é a demanda média;
• 𝛿d o desvio padrão dessa demanda;
• t o lead time médio;
• 𝛿t o desvio padrão do lead time.

No Excel - após alguns ajustes - a fórmula ficou assim: =SEERRO(TETO.MAT(INV.NORMP(C3/100)*RAIZ((C5^2)*(C6+C7)+(C4^2)));"") Repare que eu adicionei a função =Inv.nomrp() que calcula o inverso da distribuição cumulativa e que nós não precisamos nos aprofundar para não complicar; a função =Teto.mat() que irá arredondar para cima o resultado calculado e uma =SeErro() para que não apareça erros de valor até que você tenha inserido todas as informações necessárias.

Além do cálculo do estoque de segurança, temos também a possibilidade de cálculo de estoque mínimo, ou seja, se a sua reserva de determinado item estiver abaixo deste índice você precisa repô-lo para ontem!!

Para que isso funcione direitinho você tem de inserir qual o estoque atual do produto e qual margem do estoque de segurança é o mínimo que você pode suportar na pior das hipóteses. Aconselho a métrica de, no mínimo, 50%, assim, sempre que seu estoque estiver com MENOS de 50% do valor indicado como estoque de segurança o Excel vai lhe avisar.

Faltou alguma coisa? Certamente. Coloque nos comentários a sua contribuição para fazermos uma planilha melhor a cada versão.

Versão 2.0 - Hoje, dia 27/02/2018, consertamos um erro menor.